Jeśli Twoi użytkownicy nie korzystają z Microsoft Delve, zwanego również Office Delve dla Microsoft Office, to prawdopodobnie dlatego, że nie wiedzą, do czego służy – i co ważniejsze, jak mogą z niego korzystać w codziennej pracy. Przyjrzyjmy się teraz bliżej, aby dowiedzieć się więcej o Microsoft Delve i korzyściach, jakie może zapewnić użytkownikom Microsoft 365.
Czym jest Office Delve dla Microsoft 365?
Delve to jeden z pakietów zintegrowanych produktów Microsoft dołączonych do platformy Microsoft 365. Najłatwiejszym sposobem na zrozumienie tego, co robi Delve, jest myślenie o nim jako o turbodoładowanej wyszukiwarce dla systemu Microsoft 365.
Samo nazwanie jej wyszukiwarką nie oddaje jej w pełni, ponieważ ma ona znacznie więcej możliwości niż tylko wyszukiwanie. W swojej istocie Microsoft Office Delve jest narzędziem do wyszukiwania, zaprojektowanym, aby pomóc użytkownikom znaleźć potrzebne informacje.
Delve uzyskuje dostęp do informacji z całego ekosystemu Microsoft 365 i jest inteligentny. Podczas wyszukiwania Delve wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) i uczenie maszynowe (ML), aby określić najbardziej przydatne treści do wyświetlenia.
Delve wykorzystuje technologię Office Graph, inteligentną „strukturę”, która łączy miliardy interakcji milionów użytkowników Microsoft 365. Stosując techniki uczenia maszynowego do tych danych, Delve jest w stanie zidentyfikować wzorce i relacje, które pomagają mu wiedzieć, jakie rodzaje treści są istotne dla różnych użytkowników Microsoft.
SharePoint i OneDrive to główne miejsca, z których Delve pobiera informacje, ale może również przeszukiwać Microsoft Exchange pod kątem załączników do wiadomości
e-mail, Yammer, obrazów i filmów przesłanych przez użytkowników oraz treści z innych aplikacji i systemów, z którymi połączone jest konto Microsoft.
Czy Delve to to samo co SharePoint?
Użytkownicy SharePoint mogą być zdezorientowani tym, czym jest Office Delve, co jest zrozumiałe. Na pierwszy rzut oka SharePoint i Delve wydają się oferować wiele takich samych funkcji i oba funkcjonują jako witryny internetowe w środowisku Microsoft Office. Jednak w przeciwieństwie do SharePoint, Delve może przewidywać, czego szukasz i zwracać szerszy wachlarz wyników, zwiększając prawdopodobieństwo, że znajdziesz to, czego potrzebujesz, a także inne istotne lub powiązane dokumenty.
Kluczową różnicą między Delve i SharePoint jest użytkownik. Chociaż Delve i SharePoint mają pewne wspólne funkcje, Delve oferuje środowisko dostosowane do indywidualnego użytkownika, w przeciwieństwie do zespołu lub innej grupy użytkowników. W Delve można skonfigurować własną, dostosowaną witrynę internetową w środowisku Microsoft 365 organizacji, aby szybko znajdować potrzebne informacje, współpracować i udostępniać dokumenty współpracownikom, zarządzać zawartością i odkrywać nowe, istotne dokumenty i informacje oraz usprawniać przepływy pracy.
9 kluczowych funkcji Delve i jak z nich korzystać
Aplikacja Office Delve oferuje wiele możliwości. Oto przegląd najważniejszych funkcji i sposobów ich wykorzystania w celu zwiększenia produktywności.
Wyszukiwanie zaawansowane
Wspomnieliśmy powyżej, że Delve wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do znajdowania potrzebnych treści podczas wyszukiwania. Podczas gdy ML pomaga zrozumieć rodzaje treści potrzebnych podczas wyszukiwania, sztuczna inteligencja w Delve pomaga zrozumieć rzeczywiste wyszukiwane hasła i zastosować je szerzej w wyszukiwaniu.
Delve przeszukuje nie tylko tytuł, ale także treść dokumentu, co jest bardzo przydatne, gdy nie pamiętasz nazwy dokumentu. Dzięki Delve możesz wyszukiwać frazy, które pamiętasz lub słowa kluczowe związane z dokumentem. Możesz także wyszukiwać według osób, aby zobaczyć ich stronę profilową i wszystko, co ci udostępnili.
Strona główna Delve
Wszyscy użytkownicy Delve otrzymują własną, zindywidualizowaną stronę główną, którą mogą dostosować, przesyłając zdjęcie na okładkę. Na tej stronie zobaczysz wszystkie ostatnio otwierane dokumenty oraz oddzielny kanał, który wyświetla inne treści, które Delve określiło jako przydatne w Twojej pracy.
Delve zapewnia również sekcję, która pomaga użytkownikom znaleźć współpracowników. Klikając na ich nazwiska, można zobaczyć projekty kolegów i ich profile, co pozwala szybko i łatwo nawiązać z nimi kontakt. Możesz także wyszukiwać osoby, aby znaleźć innych użytkowników.
Ta strona służy również jako spersonalizowana strona profilu. Profil automatycznie zawiera podstawowe informacje, takie jak imię i nazwisko, tytuł, dział i kierownik. Pozwala jednak również na kilka sposobów wzbogacenia profilu poprzez przesłanie zdjęcia profilowego i dodanie innych rodzajów informacji w różnych sekcjach profilu:
- O mnie
- Zainteresowania i hobby
- Umiejętności i wiedza specjalistyczna
- Szkoły i edukacja
- Projekty
Karty zawartości
Zawartość wyświetlana w Delve może obejmować dokumenty Microsoft Word, prezentacje PowerPoint, arkusze kalkulacyjne Excel, OneNotes, pliki PDF udostępnione jako załączniki wiadomości e-mail i inne typy zawartości użytkownika. Czasami nazywana kafelkiem Delve, karta zawartości wyświetla tytuł i zdjęcie wyodrębnione z zawartości, aby pomóc szybko zobaczyć, o co chodzi. W górnej części karty możesz zobaczyć, kto ostatnio zmodyfikował dokument lub plik, a jeśli chcesz go otworzyć, możesz znaleźć jego lokalizację wraz z liczbą wyświetleń w dolnej części karty.
Wyświetlanie treści powiązanych z użytkownikiem
Dzięki możliwościom sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego Delve jest w stanie wyświetlać odpowiednie dokumenty, zanim jeszcze je wyszukasz. Delve wykorzystuje dane wykresu pakietu Office do mapowania i analizowania interakcji użytkownika z różnymi osobami, narzędziami, dokumentami i innymi plikami w ramach platformy Microsoft 365 w celu dostarczania treści i spostrzeżeń dostosowanych do jego unikalnych potrzeb. Ta zawartość będzie wyświetlana jako karty zawartości w kanale „Popularne dokumenty” u góry głównej sekcji strony Delve.
Tablice
Tablice Delve zapewniają zaawansowany sposób gromadzenia i organizowania dokumentów w Delve oraz udostępniania ich innym użytkownikom. Tablice można tworzyć wokół dowolnego tematu. Tablice zasadniczo działają jak system tagowania. Gdy znajdziesz odpowiednie dokumenty na interesujący Cię temat, możesz „przypiąć” je do istniejącej tablicy lub utworzyć nową.
Dzięki tablicom można dodawać dokumenty, organizować je i łatwo uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego miejsca w ekosystemie. Możesz także „Polubić” różne dokumenty przypięte do tablicy, aby mieć do nich szybki dostęp.
Największą zaletą Boards jest to, że umożliwiają one dostęp do tych samych dokumentów innym użytkownikom Delve bez względu na to, gdzie są one przechowywane w systemie. Nie przesyłasz ani nie osadzasz dokumentów w Delve. Zamiast tego przechowujesz swoje dokumenty i inne pliki w dowolnym miejscu w pakiecie Microsoft Office.
Moja analiza
Delve analizuje ostatnie cztery tygodnie aktywności użytkownika, aby zapewnić wgląd, który można wykorzystać do poprawy produktywności i samopoczucia w pracy. Prezentuje te spostrzeżenia w czterech sekcjach:
- Skupienie – ta sekcja pokazuje, ile czasu na skupienie było dostępne na wykonanie pracy i pomaga opracować plan skupienia poprzez wbudowanie w kalendarz dodatkowego czasu na skupienie się na pracy i selektywne wyciszanie powiadomień.
- Dobre samopoczucie – tutaj możesz sprawdzić, ile „cichych” dni miałeś w ciągu ostatnich czterech tygodni, czyli dni, w których nie miałeś znaczącej aktywności na swoim koncie poza ustalonymi godzinami pracy.
- Sieć – pokazuje, kim są osoby w Twojej sieci (w tym współpracownicy i koledzy z innych organizacji), z którymi najczęściej współpracujesz za pośrednictwem wiadomości e-mail, czatów i udostępnionych dokumentów oraz ile godzin z nimi pracowałeś.
- Współpraca – ta sekcja rozszerza informacje podane w sekcji Sieć, pokazując, ile czasu spędzasz na współpracy jako całość poprzez e-maile, czaty i spotkania. Zapewnia również pewne analizy.
Przestrzeń współpracy
Delve oferuje indywidualnym użytkownikom możliwość usprawnienia ich pracy poprzez tworzenie własnej przestrzeni na ich kontach, zarządzanie dokumentami i innymi plikami, których potrzebują i z którymi pracują na co dzień, a także odkrywanie nowych i istotnych treści użytkowników. Dzięki możliwości wyszukiwania osób przez użytkowników w celu łatwego znalezienia współpracowników i wielu użytkowników do dodawania treści, prezentowania informacji oraz tworzenia, edytowania i udostępniania dokumentów za pośrednictwem tablic Delve, Delve jest potężnym narzędziem do współpracy z innymi użytkownikami pakietu Microsoft Office.
Prywatność
Delve nie osłabia prywatności użytkowników w organizacji. Użytkownicy mają bardzo szczegółową kontrolę nad tym, kto może uzyskać dostęp do treści, do których łączą się z Delve. Każdy użytkownik może wybrać, kto może zobaczyć dokumenty przechowywane w Delve lub jakiekolwiek tablice, których jest kuratorem. Domyślnie poszczególne uprawnienia do plików i folderów są oparte na uprawnieniach ustalonych przez użytkowników.
Administratorzy SharePoint są odpowiedzialni za konfigurowanie tego, co użytkownicy mogą zobaczyć w profilach użytkowników Delve za pośrednictwem usługi profili użytkowników SharePoint. Na podstawie tych ustawień poszczególni użytkownicy mogą następnie dodawać bardziej spersonalizowane informacje opisane powyżej do swoich profili (zainteresowania i hobby, umiejętności i doświadczenie itp.).
Bezpieczeństwo
Jeśli jesteś administratorem Microsoft 365 lub SharePoint, możesz martwić się o implikacje bezpieczeństwa związane z Office Delve. Nie jest to jednak konieczne. Chociaż Delve śledzi dane wszystkich użytkowników, nie zmienia uprawnień skonfigurowanych dla SharePoint.
Delve zostało zaprojektowane do odczytywania tych uprawnień i filtrowania wszelkich treści, do których dany użytkownik nie ma uprawnień dostępu. Podobnie, prywatne działania użytkownika, w tym ostatnio używane pliki i wiadomości e-mail, nie są widoczne dla nikogo, kto nie ma uprawnień do ich przeglądania.
Wszystkie dane zasilające Delve są przechowywane w usłudze Microsoft Office Graph, która jest utrzymywana w partycji organizacji w środowiskach SharePoint Online i Exchange Online, co zapewnia taką samą ochronę i bezpieczeństwo danych, jak każdy inny rodzaj danych klienta przechowywanych w usługach chmurowych Microsoft.
Profesjonalne wskazówki dotyczące korzystania z Delve
- Skorzystaj z funkcji wyszukiwania zaawansowanego. Użyj filtrów, aby określić typ pliku, lokalizację lub inne parametry.
- Sprawdź polecane dokumenty, aby zobaczyć, co według Delve może być dla Ciebie istotne na podstawie poprzednich wyszukiwań i interakcji z treścią.
- Dostosuj stronę główną Delve, aby pokazywała to, co jest dla Ciebie istotne. Łatwo jest dodawać lub usuwać źródła treści i zmieniać układ, aby działał tak, jak chcesz.
- Korzystanie z funkcji wglądu w dokument zapewnia więcej kontekstu i informacji o dokumencie, takich jak to, kto go przeglądał i jak odnosi się on do innych treści.
- Eksperymentuj z różnymi terminami wyszukiwania i kombinacjami, aby uzyskać najlepsze wyniki wyszukiwania Delve. Oto kilka zaawansowanych operatorów wyszukiwania, które uważamy za przydatne. Można ich używać osobno lub razem, aby zawęzić wyniki.
