Integracja SharePoint z Viva Engage

Utrzymywanie łączności w miejscu pracy jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Dowiedz się, jak SharePoint i Viva Engage mogą współpracować, aby stworzyć ekosystem, który usprawni współpracę i komunikację w miejscu pracy. 

Microsoft 365 oferuje dwa narzędzia, które mogą w tym pomóc: SharePoint i Viva Engage (wcześniej znany jako Yammer). 

• SharePoint świetnie nadaje się do współpracy i zarządzania dokumentami, ale oferuje również funkcje takie jak wiadomości i witryny, które pomagają utrzymać zespół w pętli.  
• Viva Engage działa najlepiej z istniejącą infrastrukturą. Pomaga budować poczucie wspólnoty, podobnie jak sieć społecznościowa w pracy. Społeczności te często służą do nieformalnych dyskusji, dzielenia się zainteresowaniami lub organizowania wydarzeń firmowych.   
• Microsoft Teams łączy to wszystko razem. To tutaj czatujesz, spotykasz się i współpracujesz w czasie rzeczywistym. Połączenie tych narzędzi pozwala stworzyć przestrzeń roboczą, która wspiera sukces zespołu. 

Ale spokojnie – nie musisz wybierać między tymi narzędziami. Wiele organizacji zmaga się z niskim zaangażowaniem pracowników, trudnościami w informowaniu wszystkich, brakiem scentralizowanych informacji lub zespołami rozproszonymi w różnych lokalizacjach, co utrudnia współpracę.  Ta kombinacja może więc pomóc. 

Czym jest Viva Engage?  

Viva Engage jest częścią platformy doświadczeń pracowników Microsoft Viva zbudowanej w ramach Microsoft 365 i Microsoft Teams. 

Pomyśl o Viva Engage jak o centrum społecznościowym swojego miejsca pracy. Społeczności Viva Engage można skonfigurować jako grupę publiczną, umożliwiając pracownikom odkrywanie zasobów i uzyskiwanie do nich dostępu. Jest to ewolucja Yammer w ramach pakietu Microsoft Viva. Głównym celem jest łączenie ludzi z różnych domen, zespołów, a nawet lokalizacji. Działa również podobnie do sieci społecznościowej, ale w bezpiecznych granicach firmy.   

Jednak w przeciwieństwie do tradycyjnych platform społecznościowych, aplikacja Viva Engage ma obecnie ograniczenia, takie jak odtwarzanie wydarzeń na żywo i filmów hostowanych w Microsoft Stream (Classic) na iOS, przeglądanie lub edytowanie pełnych informacji o społeczności oraz uzyskiwanie dostępu do plików społeczności przechowywanych w bibliotece dokumentów SharePoint. 

Główne cechy  

Viva Engage polega na tworzeniu poczucia więzi i społeczności w firmie. Oto niektóre z kluczowych funkcji: 

• Twórz społeczności: Pomyśl o nich jako o grupach zbudowanych wokół wspólnych zainteresowań, projektów, a nawet działów. Zasadniczo są to przestrzenie, w których można prowadzić dyskusje, dzielić się pomysłami i zadawać pytania specyficzne dla danej grupy. Każdy, kto dołączy do społeczności lub będzie ją obserwował, stanie się członkiem grupy, co pozwoli mu otrzymywać powiadomienia o nowych działaniach w społeczności. 
• Rozpocznij rozmowę: Czy kiedykolwiek miałeś pytanie lub aktualizację dla swoich współpracowników? Viva Engage umożliwia publikowanie wiadomości, udostępnianie linków, a nawet dodawanie zdjęć lub filmów, aby przedstawić swój punkt widzenia.  
• Rozpocznij konwersację: Reaguj na posty za pomocą polubień i komentarzy, tak jak w mediach społecznościowych. Możesz także przeprowadzać ankiety i sondaże, aby zebrać opinie na dany temat. 
• Znajdź wiedzę, której potrzebujesz: Viva Engage to nie tylko pogawędki. Co najlepsze? Nie musisz przeskakiwać między różnymi narzędziami. Możesz udostępniać dokumenty i współpracować nad projektami bezpośrednio w społecznościach Viva Engage – wszystko w jednym wygodnym miejscu. 
• Bądź na bieżąco: Śledź społeczności, które Cię interesują i otrzymuj powiadomienia o nowych postach lub aktualizacjach. To świetny sposób, aby być na bieżąco z tym, co dzieje się w całej organizacji. 

Microsoft Teams vs. Viva Engage  

Microsoft 365 oferuje dwa cenne narzędzia, Microsoft Teams i Viva Engage, ale każde z nich wyróżnia się w innych obszarach. Na szczęście obie te platformy są częścią pakietu Microsoft 365, co ułatwia organizacjom i pracownikom przenoszenie się między nimi. 

Styl komunikacji  

Microsoft Teams to centrum pracy zespołowej, które łączy czat, spotkania, rozmowy, urządzenia, aplikacje i rozwiązania w jednym miejscu. 

Viva Engage oferuje bardziej nieformalny i obejmujący całą organizację styl komunikacji. Wyobraź sobie cyfrową tablicę ogłoszeń dla całej firmy. Tak właśnie wygląda Viva Engage. Jest to bardziej swobodna przestrzeń w porównaniu do Teams, w której można udostępniać aktualizacje, zadawać pytania i prowadzić dyskusje z osobami spoza najbliższego zespołu. To świetny sposób na nadrobienie zaległości w wiadomościach firmowych, dzielenie się najlepszymi praktykami, a nawet nawiązywanie kontaktów z kolegami z innych działów, którzy mogą pracować nad podobnymi rzeczami. 

Szybkość komunikacji  

Microsoft Teams idealnie nadaje się do komunikacji w czasie rzeczywistym i asynchronicznej. Dzięki funkcjom takim jak wiadomości błyskawiczne i wideokonferencje, Teams pozwala na szybkie dyskusje i natychmiastowe podejmowanie decyzji. 

Viva Engage jest dobra do komunikacji asynchronicznej. Dyskusje i posty w Viva Engage mogą odbywać się w dowolnym momencie, pozwalając ludziom na udział i odpowiadanie we własnym tempie. Jest to pomocne w gromadzeniu szerszego wkładu lub informowaniu wszystkich o trwających projektach bez presji spotkania na żywo. 

Podobne funkcje 

Jeśli chodzi o funkcje, obie platformy mają kilka podobnych funkcji:  

• Udostępnianie plików: Możesz udostępniać dokumenty i współpracować nad nimi zarówno w Teams, jak i Viva Engage. 
• Ankiety i sondaże: Zbieraj opinie i spostrzeżenia pracowników za pomocą ankiet i sondaży w obu narzędziach.  

Funkcja wyszukiwania: Łatwo znajduj istotne informacje i konwersacje za pomocą pasków wyszukiwania w Teams i Viva Engage. 

Wybór odpowiedniego narzędzia  

Najlepsza platforma zależy od Twoich potrzeb komunikacyjnych:  

• Potrzebujesz dedykowanej przestrzeni do skoncentrowanej współpracy z określonymi członkami zespołu? Użyj Microsoft Teams. 
•   Chcesz udostępniać aktualizacje, rozpoczynać dyskusje lub uzyskać szerszy wkład w całej organizacji? Viva Engage jest Twoją odpowiedzią.  
• Szukasz połączenia współpracy projektowej i szerszej komunikacji z pracownikami? Zintegruj Teams z Viva Engage, aby stworzyć prawdziwie ujednolicone środowisko (omówimy to w dalszej części artykułu). 

Korzyści z integracji SharePoint z Viva Engage  

Wyobraź sobie, że wszystkie informacje potrzebne do realizacji projektu są łatwo dostępne w tym samym miejscu, w którym omawiasz je ze swoim zespołem. Witryny SharePoint mogą być wykorzystywane jako podstawa do organizowania zasobów organizacyjnych i uzyskiwania dostępu do plików i folderów istotnych dla projektu. Na tym polega magia integracji SharePoint z Viva Engage. 

Łącząc te dwa narzędzia Microsoft 365, można odblokować potężną kombinację, która usprawnia komunikację i współpracę w organizacji. Oto jak to zrobić: 

1. Scentralizowana baza wiedzy  

Dzięki integracji SharePoint i Viva Engage można osadzać odpowiednie dokumenty i zasoby z witryny SharePoint bezpośrednio w postach Viva Engage. Eliminuje to konieczność wyszukiwania informacji w innych miejscach i sprawia, że wszyscy są na tej samej stronie. 

2. Usprawniona współpraca nad dokumentami  

Integracja z SharePoint umożliwia przechowywanie pliku prezentacji w SharePoint i powiązanie go z dyskusją Viva Engage. Każdy, kto dołączy do społeczności, staje się członkiem grupy, co daje mu uprawnienia do edycji witryny i biblioteki dokumentów. Dzięki temu członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do najnowszej wersji, zgłaszać sugestie i współpracować nad dokumentem bezpośrednio w społeczności Viva Engage. 

3. Lepsze wyszukiwanie informacji  

Załóżmy, że do zespołu sprzedaży dołącza nowy pracownik. Byłoby efektywne, gdyby nowy pracownik mógł łatwo znaleźć niezbędne dokumenty szkoleniowe dotyczące sprzedaży lub przewodniki po najlepszych praktykach. Integrując funkcję wyszukiwania SharePoint w Viva Engage, można wyszukiwać odpowiednie treści bezpośrednio ze społeczności Viva Engage. Oszczędza to czas i zapewnia wszystkim dostęp do potrzebnych informacji wtedy, gdy ich potrzebują. 

4. Zwiększone zaangażowanie pracowników w społecznościach Viva Engage  

Wyobraź sobie świat, w którym ważne aktualizacje lub ogłoszenia zespołu wyzwalają powiadomienia w SharePoint, dzięki czemu wszyscy są poinformowani i zaangażowani. Dzięki integracji z SharePoint, dyskusje i posty w Viva Engage mogą automatycznie generować powiadomienia w bibliotekach SharePoint lub folderach dokumentów. Gwarantuje to, że użytkownicy biznesowi/pracownicy są na bieżąco z rozwojem projektu, terminami lub wszelkimi zmianami w odpowiednich dokumentach. 

To tylko kilka przykładów tego, jak integracja SharePoint z Viva Engage może zmienić komunikację i współpracę w zespole. Wspierając scentralizowaną bazę wiedzy, usprawniając współpracę nad dokumentami, poprawiając wyszukiwanie informacji i zwiększając zaangażowanie pracowników, to połączenie umożliwia zespołowi osiągnięcie większej produktywności i wydajności. 

Jak zintegrować SharePoint z Viva Engage?  

Integracja SharePoint i Viva Engage to prosty proces, który można przeprowadzić w kilku prostych krokach. Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci zacząć:  

Dla administratorów IT: 

• Aktywacja Viva Engage: Może się to wydawać oczywiste, ale pierwszym krokiem jest upewnienie się, że Viva Engage jest skonfigurowana w dzierżawie Microsoft 365. Do wstępnej konfiguracji można użyć centrum administracyjnego Microsoft 365. Stamtąd możesz przypiąć Viva Engage w Teams.  
• Skonfiguruj uprawnienia: Społeczności Viva Engage mogą być publiczne lub prywatne. Ważne jest, aby zdefiniować, kto ma dostęp do przeglądania i udostępniania zawartości SharePoint w tych społecznościach. Twój zespół może ustawić odpowiednie poziomy uprawnień w oparciu o potrzeby Twojej organizacji. 

Dla twórców treści:  

Gdy zespół IT stworzy fundamenty, każdy może wykorzystać moc integracji SharePoint i Viva Engage! Oto przykłady jak łatwo zintegrować dokumenty lub zasoby:  

• Dostęp do witryny SharePoint: Przejdź do odpowiedniej witryny SharePoint zawierającej dokumenty lub zasoby, które chcesz zintegrować z Viva Engage.  
• Skopiuj kod osadzania: Kliknij żądany dokument i wybierz „Udostępnij” > „Umieść”. Spowoduje to wygenerowanie unikalnego kodu, który pozwoli Sarze osadzić podgląd dokumentu w Viva Engage. Skopiuj ten kod, aby później łatwo go wkleić. 
• Utwórz post Viva Engage: Otwórz swoją społeczność Viva Engage i rozpocznij nowy post, w którym można dołączyć dokument SharePoint. Możesz nawet wykorzystać Copilot w Viva Engage do rozpoczęcia konwersacji.  
• Wklej kod osadzania i zapisz: Kliknij menu „…” w edytorze postów i wybierz „Umieść”. Tutaj można wkleić skopiowany kod umieszczenia z SharePoint. Gdy wszystko wygląda dobrze, kliknij „Zapisz”, aby umieścić podgląd dokumentu w swoim poście Viva Engage. Teraz użytkownicy mogą uzyskać dostęp do pełnego dokumentu bezpośrednio z dyskusji społecznościowej. 

Dodawanie karty Viva Engage do kanału Microsoft Teams  

Chcesz stworzyć prawdziwie ujednolicone centrum komunikacji i współpracy dla swojego zespołu? Możesz zintegrować społeczność Viva Engage bezpośrednio z kanałem Microsoft Teams. 

• Otwórz aplikację Microsoft Teams. Przejdź do wybranego kanału Teams, w którym chcesz zintegrować dyskusje Viva Engage.  
• Dodaj kartę. Kliknij ikonę „+” obok istniejących kart w kanale i wybierz „Viva Engage”. 
• Wybierz społeczność. Wybierz odpowiednią społeczność Viva Engage, którą chcesz zintegrować z kanałem. Pozwoli to wszystkim w kanale Teams na dostęp i uczestnictwo w dyskusjach Viva Engage.  
• Uprawnienia. Skonfiguruj uprawnienia w Teams, aby określić, kto może uzyskiwać dostęp i uczestniczyć w dyskusjach Viva Engage z kanału. 
• Zapisz i uzyskaj dostęp. Kliknij „Zapisz”, aby sfinalizować integrację. Dedykowana karta Viva Engage pojawi się teraz w kanale Teams, umożliwiając użytkownikom płynne przełączanie się między dyskusjami projektowymi, współpracą nad dokumentami i komunikacją – wszystko w ramach znanego interfejsu Teams. 

Podsumowując: integracja SharePoint z Viva Engage wypełnia lukę komunikacyjną i napędza współpracę. Połączenie ich tworzy centralne centrum, w którym każdy może uzyskać dostęp do dyskusji, plików i informacji. Wyobraź sobie, że jest to punkt kompleksowej obsługi pracy zespołowej – miejsce, które usprawnia komunikację, informuje wszystkich i eliminuje chaos informacyjny. Pożegnaj się z rozproszonymi dokumentami i przywitaj się z bardziej produktywnym i połączonym zespołem.