W ekosystemie Microsoft 365 pamięć masowa zapewnia dostęp do informacji, a tym samym produktywność w firmach. Wraz z rozprzestrzenianiem się danych i przestrzeni współpracy, niezbędne jest dobre zarządzanie pamięcią masową.
Czasami osiągając kilka petabajtów (1 PB = 1 milion megabajtów), w przypadku zużycia danych przez największe grupy, wyzwania są ogromne, w szczególności pod względem kosztów, ale także wpływu na energię.
Ponadto koncepcja Green IT odgrywa ważną rolę w cyfrowej ochronie. Zarządzanie to, niezależnie od tego, czy jest motywowane odpowiedzialnym podejściem cyfrowym, czy kwestiami bardziej ekonomicznymi, jest konieczne, aby uniknąć na przykład przestrzeni nasyconych niepotrzebnymi danymi, dodatkowych kosztów, a nawet starzenia się danych.
Microsoft 365 i przestrzeń dyskowa SharePoint: konfiguracja
Ceny i konfiguracja pamięci masowej w Microsoft 365 mają kluczowe znaczenie dla firm, dyktując sposób zarządzania danymi i korzystania z nich w ramach ekosystemu.
Jeśli chodzi o SharePoint, ilość dostępnego miejsca jest bezpośrednio powiązana z liczbą zakupionych licencji użytkownika (Office 365 E5, Microsoft 365 F3 itp.), oferując domyślną pojemność 1 TB i dodatkowe 10 GB na użytkownika. Każda licencja SharePoint przyznaje organizacji 1 TB przestrzeni dyskowej, z dodatkowymi 10 GB na licencję. Zasady te mają zastosowanie do licencji takich jak Microsoft 365 A3, Enterprise i Administration. Administratorzy Microsoft 365 mają możliwość dostosowania przestrzeni dyskowej do konkretnych potrzeb swojej firmy.
Różne opcje przestrzeni dyskowej dostępne na platformie Microsoft 365
W środowisku Microsoft 365 dwie główne opcje przechowywania to OneDrive i SharePoint, z których każda oferuje określone funkcje spełniające potrzeby użytkowników.
Indywidualna przestrzeń dyskowa w usłudze OneDrive
OneDrive zapewnia osobistą przestrzeń dyskową dla każdego użytkownika, oferując domyślną pojemność 1 TB dla większości planów subskrypcji.
Cztery stany przestrzeni dyskowej umożliwiają użytkownikom śledzenie wykorzystania przestrzeni dyskowej w odniesieniu do ustalonych limitów:
- Poniżej limitu: Jeśli wykorzystanie przestrzeni dyskowej konta OneDrive jest poniżej limitu ostrzegawczego.
- Prawie pełne: Jeśli wykorzystanie przestrzeni dyskowej przekroczyło limit ostrzegawczy i jest bliskie limitom konta OneDrive.
- Pełne: Jeśli użycie przestrzeni dyskowej jest równe limitom konta OneDrive. W tym stanie użytkownik nie może edytować ani dodawać nowych plików do swojego konta OneDrive.
- Przekroczenie limitu: Jeśli pamięć masowa przekroczyła limity konta OneDrive. W tym stanie użytkownik nie może edytować ani dodawać nowych plików do swojego konta OneDrive.
Otrzymują oni powiadomienia e-mail, gdy próg krytyczny zostanie przekroczony lub wkrótce zostanie przekroczony. Te limity pamięci masowej można jednak dostosować do potrzeb biznesowych za pośrednictwem centrum administracyjnego SharePoint lub przy użyciu Powershell.
W ten sposób możliwe jest spersonalizowanie przydziałów przestrzeni dyskowej dla niektórych użytkowników w celu zwiększenia elastyczności w zarządzaniu zasobami.
Współdzielone przestrzenie dyskowe w SharePoint
Zarządzanie pamięcią masową w SharePoint odbywa się na dwóch poziomach: globalnego zarządzania przestrzenią dostępną dla organizacji oraz alokacji według witryn.
Ilość przestrzeni SharePoint przydzielonej organizacji zależy zatem od liczby licencji. Aby uzyskać dostęp do całkowitej i dostępnej przestrzeni, administratorzy mogą przejść do nowego centrum administracyjnego SharePoint. Każda witryna ma domyślnie maksymalną alokację 25 TB. Alokacja ta jest zazwyczaj zarządzana automatycznie przez Microsoft, ale administratorzy mają możliwość ręcznego dostosowania jej dla każdej witryny poprzez ustawienie określonych limitów.
Microsoft zaleca skonfigurowanie alertów e-mail, aby powiadamiać administratorów, gdy witryny zbliżają się do limitu pamięci masowej.
Złożoność polega na tym, czy dostosować pamięć masową zgodnie z potrzebami użytkowników i firmy, w odniesieniu do zobowiązania podjętego z Microsoft.
5 najlepszych praktyk optymalizacji i zabezpieczania pamięci masowej w Microsoft 365
Wraz z gwałtownym wzrostem ilości danych w środowiskach Microsoft 365, konieczne staje się, aby firmy kontrolowały wykorzystanie pamięci masowej i stosowały najlepsze praktyki w celu optymalizacji pozostałej dostępnej przestrzeni:
- Monitorowanie i zarządzanie nieaktywnymi użytkownikami i grupami: Identyfikując i usuwając nieużywane konta, administratorzy mogą zwolnić miejsce i zoptymalizować wydajność pamięci masowej. W tym celu konsola administracyjna oferuje możliwość dostępu do raportów na temat najmniej aktywnych użytkowników, ułatwiając w ten sposób proces czyszczenia.
- Włączenie limitów na OneDrive, SharePoint: Środek ten pomaga zapobiegać nadmiernemu wykorzystaniu przestrzeni i utrzymuje równowagę między potrzebami użytkowników a dostępnymi zasobami.
- Włącz ustawienia przechowywania nagrań spotkań Teams: Aby uniknąć przechowywania nieaktualnych nagrań i utrzymać czystsze, bardziej wydajne środowisko pamięci masowej.
- Włączenie zasad usuwania Exchange w połączeniu z wykorzystaniem archiwalnych skrzynek pocztowych: Pozwala zachować tylko niezbędne wiadomości e-mail i zachować zgodność z przepisami, podczas gdy stare wiadomości e-mail i spam są automatycznie usuwane.
- Włączenie i skonfigurowanie kontroli wersji na liście lub w bibliotece SharePoint z poziomu ustawień witryny SharePoint: Możliwe jest ograniczenie liczby wersji i wersji roboczych do zachowania oraz zdefiniowanie limitów czasowych usuwania wersji na podstawie wieku.
Microsoft udostępnia etykiety retencji, aby zadeklarować, że dokument lub folder Sharepoint nie powinien zostać usunięty.
Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, firmy mogą zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni dyskowej w Microsoft 365, jednocześnie zwiększając bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami.
Wreszcie, poza ustawieniami zdefiniowanymi w konsoli administracyjnej do zarządzania przestrzenią dyskową, kluczowe jest skonfigurowanie kampanii czyszczenia, szczególnie wśród użytkowników, i uczynienie ich odpowiedzialnymi za wykorzystanie ich cyfrowej przestrzeni roboczej.
Zaangażowanie użytkowników w zarządzanie pamięcią masową
Użytkownicy odgrywają ważną rolę, ponieważ to oni tworzą dane przechowywane w różnych przestrzeniach dyskowych.
Ważne jest, aby uświadomić im rzeczywistość przechowywania danych w chmurze i fakt, że nie są to nieograniczone zasoby, aby mogli zaangażować się w czyszczenie swoich danych.
Każdy fragment danych przechowywany w Microsoft 365 nie tylko zajmuje miejsce, ale może wiązać się z dodatkowymi kosztami dla firmy. Jeśli więc chodzi o uśpione, bezużyteczne, niewykorzystywane dane, jest to problematyczne.
Podnosząc świadomość użytkowników w zakresie dobrych praktyk zarządzania i czyszczenia danych, firmy mogą nie tylko zoptymalizować wykorzystanie zasobów pamięci masowej i zmniejszyć niepotrzebne wydatki, ale także wspierać bardziej odpowiedzialną technologię cyfrową.
Pomimo czasami zwodniczego wyglądu, przestrzeń dyskowa w Microsoft 365 jest ograniczona dla firm i ich użytkowników, regulowana przez subskrypcję lub zobowiązanie. Zasoby mają wpływ na koszty i energię.
Dlatego też dla firm zarządzanie pamięcią masową i danymi stanowi podwójne wyzwanie: finansowe i cyfrowe.
Z jednej strony, koszty związane z nadmiernym przechowywaniem danych są znaczące. Każdy dodatkowy megabajt oznacza dodatkowy wydatek, co podkreśla znaczenie usprawnienia i kontrolowania przechowywanych danych.
Z drugiej strony, trzeźwość cyfrowa staje się coraz ważniejsza. Odpowiedzialność firm za zmniejszenie ich cyfrowego śladu węglowego łączy się z potrzebą ograniczenia zasobów wykorzystywanych w chmurze.
Tak więc efektywne zarządzanie plikami w Microsoft 365 nie ogranicza się do kwestii budżetu, ale stanowi również dźwignię dla bardziej odpowiedzialnego i zrównoważonego wykorzystania zasobów cyfrowych.
