Mniej znane funkcje Outlooka

Outlook jest szeroko używanym narzędziem do zarządzania e-mailem, kalendarzem i zadaniami, które oferuje szereg funkcji ułatwiających organizację pracy i komunikację. W tym artykule przedstawimy niektóre mniej znane funkcje Outlooka, które mogą znacząco ułatwić codzienne zadania.

Wykorzystanie oznaczania osób za pomocą funkcji wzmianki

Jedną z ciekawych możliwości Outlook jest funkcja @Wzmianki, która pozwala zwrócić uwagę odbiorcy na naszą wiadomość lub prośbę. Aby skorzystać z tej funkcji, wystarczy wpisać @ przed nazwiskiem osoby, którą chcemy wspomnieć w treści wiadomości. Osoba ta zostanie automatycznie dodana do listy odbiorców i zobaczy swoje nazwisko wyróżnione kolorem w wiadomości. Dzięki temu łatwiej będzie jej zauważyć naszą wiadomość i odpowiedzieć na nią.

Zarządzanie listami obiorców w Outlooku

Kolejną ciekawą możliwością Outlook jest tworzenie list odbiorców, które ułatwiają wysyłanie wiadomości do grupy osób. Aby utworzyć listę odbiorców, należy przejść do zakładki Start, wybrać opcję Nowa lista odbiorców i wprowadzić nazwę listy oraz adresy e-mail osób, które mają należeć do tej listy. Następnie można zapisać listę i używać jej przy tworzeniu nowych wiadomości. Aby wysłać wiadomość do listy odbiorców, wystarczy wpisać jej nazwę w polu Do lub DW.

Opóźnienie wysyłania wiadomości

Czasami może się zdarzyć, że chcemy wysłać wiadomość, ale nie chcemy, żeby odbiorca otrzymał ją od razu. Może to być przydatne np. gdy chcemy zaplanować wiadomość z życzeniami urodzinowymi, przypomnieniem o spotkaniu lub informacją o nieobecności. W takim przypadku możemy skorzystać z funkcji opóźnienia wysyłania wiadomości, która pozwala ustawić datę i godzinę, kiedy wiadomość ma być wysłana. Aby to zrobić, należy przejść do zakładki Opcje, wybrać opcję Więcej opcji i kliknąć na przycisk Opóźnij dostawę. Tam możemy wybrać, kiedy wiadomość ma być wysłana i czy ma być wysłana nawet wtedy, gdy program Outlook będzie zamknięty.

Przekierowanie wiadomości mail w przypadku nieobecności

Jeśli planujemy nieobecność w pracy lub wakacje, możemy skorzystać z funkcji przekierowania wiadomości mail, która pozwala automatycznie przesłać otrzymane wiadomości do innej osoby lub grupy osób. Aby to zrobić, należy przejść do zakładki Plik, wybrać opcję Automatyczne odpowiedzi i zaznaczyć pole Wyślij automatyczne odpowiedzi. Tam możemy wprowadzić treść wiadomości, która ma być wysyłana jako automatyczna odpowiedź, oraz wybrać opcję Przekieruj wiadomości do. Następnie możemy wpisać adres e-mail osoby lub listy odbiorców, do których mają być przekierowane wiadomości. Możemy także ustawić zakres czasowy, w którym ma działać funkcja przekierowania.

Tworzenie zadań na podstawie otrzymanych wiadomości

Często otrzymujemy wiadomości, które wymagają od nas wykonania jakiegoś zadania lub podjęcia jakiejś akcji. Aby nie zapomnieć o tym, co mamy zrobić, możemy skorzystać z funkcji tworzenia zadań na podstawie otrzymanych wiadomości. Aby to zrobić, wystarczy przeciągnąć wiadomość do zakładki Zadania na pasku nawigacyjnym Outlook. Tam możemy wprowadzić szczegóły zadania, takie jak termin, priorytet, status, procent wykonania, przypomnienie itp. Możemy także przypisać zadanie do innej osoby lub zaznaczyć je jako wykonane.

Jak wyłączyć automatyczne oznaczanie emaili jako odczytane

Domyślnie Outlook oznacza e-maile jako przeczytane, gdy je wyświetlamy w oknie podglądu lub otwieramy w nowym oknie. Jeśli chcemy sami kontrolować, które wiadomości są oznaczone jako przeczytane, możemy wyłączyć tę funkcję i robić to ręcznie. Aby to zrobić, przejdź do zakładki Plik, wybierz Opcje i zaawansowane, a następnie okienko odczytu. Tam możesz odznaczyć pola Oznaczaj element jako przeczytany po zmianie wyboru. Można także skorzystać z opcji Oznacz jako przeczytane, gdy otworzysz wiadomość w osobnym oknie.

Szablony wiadomości mail

Jeśli często wysyłamy wiadomości o podobnej treści, możemy zaoszczędzić czas i wysiłek, korzystając z szablonów wiadomości mail. Szablony to gotowe wiadomości, które możemy stworzyć, zapisać i używać wielokrotnie. Aby utworzyć szablon, należy stworzyć nową wiadomość, wprowadzić treść, którą chcemy zapisać jako szablon, i przejść do zakładki Plik. Tam należy wybrać opcję Zapisz jako i zapisać wiadomość jako plik typu Outlook Template (.oft). Aby użyć szablonu, należy przejść do zakładki Start, wybrać opcję Nowe elementy, wybrać opcję Więcej elementów i wybrać opcję Wybierz formularz. Tam należy wybrać zakładkę Szablony użytkownika w systemie plików i wybrać szablon, który chcemy użyć.

Oznaczanie wydarzeń za pomocą kolorów w kalendarzu

Ostatnią ciekawą możliwością Outlook, jest funkcja kolorowych kategorii, która umożliwia przypisanie kategorii do wydarzeń w kalendarzu, co ułatwia ich identyfikację. Aby skorzystać z tej funkcji, należy w pierwszej kolejności tworzymy kategorię z pozycji Kategoryzuj. Nadajemy nową nazwę kategorii wybieramy kolor, a następnie wybieramy pozycję Zapisz. Następnie dodajemy kategorię do wydarzenia, poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na wybrane wydarzenie w kalendarzu i wybrać „Kategoryzuj”. Alternatywnie można otworzyć element kalendarza i na wstążce w zakładce „Zdarzenie” wybrać „Kategoryzuj”. Następnie należy wybrać odpowiednią kategorię z listy. W przypadku potrzeby przypisania dodatkowych kategorii, można powtarzać tę procedurę, ilekroć jest to konieczne.

Aby dowiedzieć się więcej o wykorzystaniu pełnych możliwości programu Outlook oraz innych narzędzi z pakietu Microsoft 365, zapraszamy do kontaktu w celu uzyskania informacji na temat szkolenia prowadzonego przez certyfikowanego trenera Microsoft.