Outlook – przydatne triki i porady jak usprawnić pracę

Microsoft Outlook jest jednym z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania pocztą elektroniczną, kalendarzem i kontaktami. Jego wszechstronność i bogactwo funkcji sprawiają, że jest niezastąpiony zarówno w pracy, jak i w życiu codziennym. Oto kilka przydatnych trików i porad, które pomogą Ci w pełni wykorzystać potencjał tego programu i usprawnić swoją pracę.

Skróty klawiaturowe

Korzystanie ze skrótów klawiaturowych to doskonały sposób na przyspieszenie pracy w Outlooku. Oto 10 przydatnych skrótów, które warto znać:

1. Ctrl + N: Utworzenie nowej wiadomości e-mail.
2. Ctrl + R: Odpowiedź na zaznaczoną wiadomość e-mail.
3. Ctrl + F: Przesłanie dalej zaznaczonej wiadomości e-mail.
4. Ctrl + 1: Przełączenie do widoku poczty.
5. Ctrl + 2: Przełączenie do widoku kalendarza.
6. Ctrl + 3: Przełączenie do widoku kontaktów.
7. Ctrl + Shift + K: Utworzenie nowego zadania.
8. Alt + S: Wysłanie aktualnie otwartej wiadomości e-mail.
9. Ctrl + E: Przeszukiwanie aktualnie otwartego folderu.
10. Ctrl + Shift + I: Przełączenie do skrzynki odbiorczej.

Znając te skróty, możesz znacznie przyspieszyć i usprawnić codzienną pracę z Outlookiem.

Szybkie kroki

Szybkie kroki to funkcja, która pozwala na automatyzację często wykonywanych czynności w Outlooku. Możesz tworzyć własne szybkie kroki, które wykonują kilka działań jednocześnie, na przykład przenoszenie wiadomości do określonego folderu, oznaczanie ich jako przeczytane i tworzenie zadań na podstawie treści e-maili. Aby utworzyć szybki krok, przejdź do karty „Narzędzia główne” i kliknij „Nowy szybki krok”. Następnie wybierz działania, które chcesz, aby były wykonywane automatycznie.

Przykłady zastosowań Szybkich kroków:

• Przenoszenie wiadomości do folderu: Możesz utworzyć szybki krok, który przenosi wszystkie wiadomości od konkretnego nadawcy do wybranego folderu, np. „Ważne”.
• Oznaczanie wiadomości jako przeczytane i przypinanie: Stwórz szybki krok, który oznacza wiadomość jako przeczytaną i przypina ją na górze listy wiadomości.
• Odpowiadanie z szablonem: Możesz skonfigurować szybki krok, który automatycznie odpowiada na wiadomość za pomocą wcześniej przygotowanego szablonu odpowiedzi.
• Kategoryzowanie i flagowanie: Utwórz szybki krok, który jednocześnie kategoryzuje wiadomość i dodaje do niej flagę przypomnienia

Jak skorzystać z funkcji Szybkie kroki?

Tworzenie nowego szybkiego kroku:

• W Outlooku przejdź do zakładki Poczta.
• Na karcie Narzędzia główne wybierz menu rozwijane obok pozycji Szybkie kroki i kliknij Zarządzaj szybkimi krokami.
• W oknie ustawień wybierz +Nowy szybki krok.
• Wpisz nazwę nowego szybkiego kroku.
• Wybierz akcje, które chcesz, aby szybki krok wykonywał (np. przeniesienie wiadomości do folderu, oznaczenie jako przeczytane).
• Kliknij Zapisz.

Reguły i filtry

Reguły i filtry to kolejne narzędzie, które pozwala na automatyzację zarządzania pocztą. Dzięki nim możesz ustawić, aby określone wiadomości były automatycznie przenoszone do odpowiednich folderów, oznaczane jako ważne lub kasowane. Reguły pozwalają na automatyczne wykonywanie określonych akcji na wiadomościach e-mail przychodzących do skrzynki odbiorcze. Filtry pozwalają na szybkie wyszukiwanie i wyświetlanie wiadomości spełniających określone kryteria.

Przykłady Zastosowań Reguł i Filtrów

• Automatyczne Przenoszenie Wiadomości: Utwórz regułę, która przenosi wszystkie wiadomości od konkretnego nadawcy do wybranego folderu, np. „Projekty”.
• Oznaczanie Wiadomości: Skonfiguruj regułę, która oznacza wiadomości od szefa jako „Wysoki priorytet” i dodaje flagę przypomnienia.
• Filtrowanie Wiadomości z Załącznikami: Użyj filtru „Ma załączniki”, aby szybko znaleźć wszystkie wiadomości z załącznikami w skrzynce odbiorczej.
• Oczyszczanie Skrzynki Odbiorczej: Utwórz regułę, która automatycznie usuwa wiadomości starsze niż 30 dni z folderu „Spam”.

Tworzenie Reguły

• Kliknij prawym przyciskiem myszy na wiadomość, na podstawie której chcesz utworzyć regułę.
• Wybierz Reguły > Utwórz regułę.
• Wybierz warunki, które wiadomość musi spełniać (np. nadawca, temat).
• Wybierz akcje, które mają być wykonane (np. przeniesienie do folderu, oznaczenie jako przeczytane).
• Kliknij OK, aby zapisać regułę

Jak Skorzystać z Filtrów w Outlooku

• W dowolnym folderze poczty e-mail wybierz Filtruj Email na Wstążce. Wybierz odpowiedni filtr (np. wiadomości z załącznikami, nieprzeczytane wiadomości). Outlook przeszuka skrzynkę pocztową na podstawie wybranego filtru
• Możesz również w polu wyszukiwania, wpisać własne kryteria wyszukiwania (np. „od: Jan Miksa)

Szablony e-maili

Jeśli często wysyłasz wiadomości o podobnej treści, warto skorzystać z szablonów e-maili. Pozwala to zaoszczędzić czas, ponieważ nie musisz za każdym razem pisać wiadomości od podstaw. Aby utworzyć szablon, napisz wiadomość e-mail, a następnie wybierz „Plik” -> „Zapisz jako” -> „Szablon programu Outlook”. Aby użyć szablonu, wybierz „Nowy element” -> „Więcej elementów” -> „Wybierz formularz” -> „Szablony użytkownika w systemie plików”.

Kategorie kolorów

Kategorie kolorów to funkcja, która pozwala na oznaczanie wiadomości, kalendarzy, kontaktów i zadań różnymi kolorami, co ułatwia ich organizację i szybkie rozpoznawanie. Aby dodać kategorię kolorów, kliknij prawym przyciskiem myszy na wybrany element, wybierz „Kategoryzuj”, a następnie „Wszystkie kategorie”. Możesz edytować istniejące kategorie lub tworzyć nowe, dostosowane do swoich potrzeb.

Ustawienia widoku

Dostosowanie widoku w Outlooku do swoich potrzeb to kolejny sposób na usprawnienie pracy. Możesz zmienić układ wstążki, panelu nawigacyjnego i okienek podglądu, aby mieć szybki dostęp do najczęściej używanych funkcji. Aby dostosować widok, przejdź do karty „Widok” i wybierz odpowiednie opcje, takie jak „Układ”, „Okienko folderów” czy „Okienko odczytu”.

Integracja z innymi aplikacjami

Microsoft Outlook doskonale współpracuje z innymi aplikacjami i usługami Microsoft 365, takimi jak OneDrive, SharePoint i Teams. Dzięki temu możesz łatwo udostępniać pliki, planować spotkania i komunikować się z zespołem. Integracja z OneNote pozwala na szybkie tworzenie notatek na podstawie treści e-maili, a dzięki integracji z Teams możesz łatwo przekształcić konwersację e-mailową w spotkanie wideo.

Automatyczne odpowiedzi

Automatyczne odpowiedzi w Outlooku to funkcja, która pozwala na automatyczne wysyłanie odpowiedzi na przychodzące wiadomości e-mail, gdy jesteś poza biurem lub nie możesz od razu odpowiedzieć. Jest to szczególnie przydatne podczas urlopów, konferencji czy innych sytuacji, gdy nie masz dostępu do swojej skrzynki pocztowej.

Jak Skorzystać z Automatycznych Odpowiedzi w Outlooku?

Aby włączyć Automatyczne Odpowiedzi należy:

• W Outlooku przejdź do zakładki Plik.
• Wybierz Odpowiedzi automatyczne.
• Zaznacz opcję Wyślij odpowiedzi automatyczne.
• Możesz ustawić przedział czasowy, w którym odpowiedzi będą wysyłane, zaznaczając opcję Wyślij tylko w tym przedziale czasowym i wprowadzając daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia
• Wprowadź treść wiadomości, która będzie wysyłana automatycznie do osób wewnątrz Twojej organizacji.
• Jeśli chcesz wysyłać odpowiedzi również do osób spoza organizacji, zaznacz opcję Wyślij odpowiedzi poza moją organizacją i wprowadź osobną wiadomość dla tej grupy odbiorców.
• Po powrocie do pracy, pamiętaj, aby wyłączyć automatyczne odpowiedzi, przechodząc ponownie do zakładki Plik i wybierając Wyłącz odpowiedzi automatyczne.

Zobacz także:
Outlook – integralna część pakietu Microsoft 365 
Mniej znane funkcje Outlooka
Outlook Poradnik dla początkujących